Digitaal Personeelsdossier binnen handbereik

Veel personeelsafdelingen komen om in het papier. Contracten, formulieren, verslagen, brieven en andere documenten zijn vaak in talloze dossierkasten opgeborgen. Dat kost niet alleen veel ruimte, er kleven ook nogal wat beperkingen aan fysieke dossiers. Beveiliging en decentrale toegankelijkheid zijn lastige vraagstukken als het om grote hoeveelheden papier gaat. Hunite biedt hiervoor de Solution ‘Digitaal personeelsdossier binnen handbereik’.

Bij grote en vooral samenwerkende organisaties waarbij P&O gerelateerde activiteiten door een HR Service Center worden afgehandeld, ondervindt men grote nadelen van het gebruik van fysieke medewerkerdossiers. Deze centrale opslag van dossiers vormt voor de decentrale P&O afdelingen eveneens een groot nadeel, aangezien zij veelal geen toegang hebben tot deze fysieke mappen. Onderdelen hiervan moeten opgevraagd, gescand of gekopieerd worden en vervolgens worden verstuurd via post, e-mail of fax. Veel organisaties besluiten dan ook om een Digitaal Personeelsdossier in te richten.

Door binnen Hunite gebruik te maken van de solution "Digitaal personeelsdossier" kunnen personeelsdossiers eenvoudig worden ingericht.

Enkele kenmerken van deze solution:

• De indeling is gemakkelijk aan te passen in documenttypen en subdocumenttypen zoals bijvoorbeeld contracten, salarisstroken, jaaroverzichten, brieven, beoordelingsverslagen, diploma’s, identiteitspapieren, notities en e-mail.
• Eigen documenten kunnen inzichtelijk gemaakt worden voor de medewerker (ESS).
• Documenten van medewerkers kunnen eenvoudig beschikbaar worden gesteld aan leidinggevende of andere (geautoriseerde) professionals.
• Mogelijkheden voor de medewerker of manager om via Hunite zelf documenten toe te voegen (ESS/ MSS).
• Door de track and trace functionaliteit wordt bijgehouden wie, wanneer, welke documenten heeft toegevoegd of verwijderd.
• Het zoeken van documenten op gebruikersnaam, NAW-gegevens, personeelsnummer, burgerservicenummer en documenttype.
• Automatische bewaking van bewaartermijnen
• Onderscheid in bewaartermijnen voor medewerkers indienst en uitdienst evenals op documenttype niveau.
• Autorisatie op documenttype niveau is mogelijk.
• Personeelsdossier is inzichtelijk voor centrale HR Service Center en decentrale P&O medewerkers.
• Deze solution wordt standaard centraal gehost op de beveiligde Hunite omgeving, maar kan indien gewenst ook lokaal worden geïnstalleerd.

Factsheet
Digitaal Personeelsdossier