Na het besluit om de afdeling P&O van Ziekenhuis Gelderse Vallei extern te huisvesten, bleek dat de nieuwe locatie geen plaats bood voor de ruimteverslindende personeelsdossiers. De noodzaak om de circa 3000 personeelsdossiers op korte termijn te digitaliseren was dus hoog.

Dina Pape, Projectleider en hoofd PSA bij Ziekenhuis Gelderse Vallei : “Er waren belangrijke redenen voor dit project. Een besparing op de inrichtingskosten, de mogelijkheid tot decentrale toegang en de uitstekende beveiligingsmogelijkheden waren hiervan de belangrijkste.”

De door het ziekenhuis gevormde projectgroep stelde een eisenpakket op. Dit eisenpakket is vervolgens afgestemd met de belastingdienst en accountants, waarna diverse offertes zijn opgevraagd.

“Na het vergelijken van de offertes bleven er nog drie leveranciers over. Door de gebruiksvriendelijkheid van de software, de beschikbaarheid van diverse bewezen solutions en aanwezige ervaring in het koppelen met Beaufort bij andere ziekenhuizen, is onze keuze op Hunite gevallen.”

Bij aanvang van het project zijn de dossierinrichting en de scanprocedures gezamenlijk opgesteld. Op basis van bestaande klantervaringen heeft ZGV besloten ook het scannen aan Hunite uit te besteden. Hunite haalde wekelijks een lading dossiers op en scande deze in. Bij iedere ophaling werden de reeds verwerkte dossiers teruggebracht. Zo zijn in één maand tijd alle personeelsdossiers gedigitaliseerd. Lees meer over dossiers scannen op de pagina "Externe Scan Service".

“De dossiers zijn 2-zijdig in kleur ingescand, er zitten geen lege pagina's tussen en de leesbaarheid is uitstekend. Exact zoals overeengekomen!”

Na het scannen van de dossiers zijn de koppelingen met Beaufort gerealiseerd. Hierdoor zijn inmiddels alle dossiers gemakkelijk en snel terug te vinden in de Hunite solution Digitaal Personeelsdossier. Ook is met behulp van deze koppelingen bepaald wie een dossier mag inzien of bewerken.

Door de implementatie van Hunite zijn de dossiers digitaal beschikbaar op basis van de hiërarchische structuur uit Beaufort aangevuld met delegaties in Hunite. Hierdoor heeft men eenvoudig toegang tot het eigen dossiers en die van de eigen medewerkers. Deze implementatie vormt een belangrijke basis waarop toekomstige HR dienstverlening, doormiddel van diverse gezamenlijk afgestemde processen, kan worden ondersteund.

Ziekenhuis Gelderse Vallei in Ede is een groot algemeen ziekenhuis met een (boven)regionale functie in de ziekenhuiszorg. Kwaliteit en patiëntveiligheid staan hoog in het vaandel bij het ziekenhuis. Ziekenhuis Gelderse Vallei heeft gekozen voor de Hunite Solutions Basis en Digitaal personeelsdossier.