Verklaring van gebruikte termen:

Active Directory

Active Directory staat beheerders toe om het beleid (rechten en instellingen) in het netwerk van een volledig bedrijf te beheren. Ook het automatisch installeren van software en patches behoort tot de mogelijkheden. Active Directory slaat instellingen in relatie tot een object centraal op in een database.

Multi Tier Service Model

Het Multi Tier Service Model verdeelt de service in 3 delen (Tiers). De eerste tier bevat alle service waarmee de medewerkers (de klant) zichzelf kunnen helpen zonder tussenkomst van het Service Center. Bijvoorbeeld door zoeken op intranet, portaal of de kennisbank(ook wel 0de lijn). Activiteiten verricht door het Contact Center vallen onder de tweede tier, bijvoorbeeld contact met het Service Center (per brief, telefoon, email of persoonlijk) (Ook wel de 1e lijn). De derde tier betreft service door het “Center of Expertise” of vakinhoudelijke specialisaties (ook wel 2e lijn). Onderzoek toont aan dat service volgens het Multi Tier Model een zeer positief effect heeft op de kwaliteit en kostprijs van de dienstverlening. Toepassing van het model is slechts het begin. Succesvolle organisaties analyseren vervolgens kwantiteiten en categorieën en zoeken naar mogelijkheden om steeds meer in Tier 1 en Tier 0 af te handelen. Hunite ondersteunt deze werkwijze en maakt met de solution Frontoffice de gehele serviceverlening transparant en meetbaar via het Multi Tier Model. Empower het service center.

Contextueel en persoonlijk

Context Aware computing: maakt gebruik van informatie over de eindgebruiker of de omgeving daarvan, activiteiten, verbindingen en voorkeuren om zo de  kwaliteit te verbeteren van de interactie met die eindgebruiker of het object waar deze zich bevindt.

Native App

Een Native Application (native app) is een applicatie dat specifiek is ontwikkeld voor een platform of mobiel apparaat. Het grote voordeel hiervan is dat je de hardware van dat platform of mobiele apparaat functioneel kunt benutten.

Cloud

Het aanbieden van software naar de gebruiker via het internet. Ook wel Software as a Service (SaaS) genoemd of webbased.

Compliance

Compliance omvat het monitorproces van fysieke, logische en organisatie “controls” waarmee een organisatie zich ervan verzekert te voldoen aan zowel de regelgeving als het eigen beleid.

PI Systeem

PI systeem is het personeelsinformatie systeem waarin bron gegevens van de medewerker zijn opgenomen. Voorbeelden zijn: Beaufort van Raet, Profit van AFAS, DBS van Visma, SAP HCM, Oracle HCM. 

Belangrijke succesfactoren voor power van het Service Center:

Versterk uw Service Center

Veel organisaties zijn overgegaan op een centrale verwerking van HR processen bijvoorbeeld door een HR Service Center. De klanten, managers en medewerkers, die door de HR frontoffice worden ondersteund, willen snel en vakkundig worden geholpen. De verschillende processen verlopen echter vaak onoverzichtelijk. Het is niet duidelijk wie wat wanneer doet, moet doen of heeft gedaan. Hunite biedt hiervoor de oplossing met de Solution Efficiënte frontoffice en procesmanagement.

Gehele dienstverlening transparant

De communicatie en orkestratie van dienstverlening binnen grote organisaties is een uitdaging. Kritische succesfactor is een goede omschrijving van de dienstverlening. Ofwel welke diensten worden via welke kanalen geleverd en welke afspraken gelden daarbij?

Door Hunite wordt de scope van de dienstverlening uitgebreid door niet alleen de Self Service te registreren, maar alle binnenkomende service verzoeken op papier, per email, telefoon en aan de balie te ondersteunen. Alle veel gebruikte kanalen worden dus ook ondersteund. Hunite ontvangt en verstuurt e-mail binnen processen waar nodig. De binnenkomende telefoontjes worden geregistreerd inclusief de afhandeling daarvan. Alle brieven, contracten en formulieren die per post binnenkomen, kunnen worden gescand en binnen de processtroom opgenomen.

Hunite maakt de gehele dienstverlening over alle proceskanalen inzichtelijk en transparant. Hunite rapporteert daarbij op kwantiteiten en kwaliteiten, waardoor meetbare Service Level Agreements (SLA) mogelijk worden. De status van een aanvraag/proces is daarbij altijd inzichtelijk. De basis voor klantgericht (samen)werken.

Hunite biedt ook een meetbare basis voor de business case voor vervolginvesteringen om verdere efficiency verbeteringen te realiseren. Hierdoor wordt waarde creatie aantoonbaar!

Door controle over de gehele dienstverlening wordt op deze wijze aan de administratieve functie van de bronsystemen een belangrijke toegevoegde waarde geleverd. Meer informatie over het stroomlijnen van informatieaanvragen via diverse kanalen is te vinden in de factsheet Efficiënte Frontoffice & Procesmanagement.

Specifieke taakverdeling per cluster

Een belangrijkste uitdaging voor grote organisaties is bepalen wie de juiste persoon is om een taak voor een andere persoon uit te voeren. Door vrije rollen toe te passen kunnen taken heel specifiek worden verdeeld.

Manager rollen worden op organisatorische eenheid binnen bestaande systemen bepaald. Hunite neemt deze inrichting naadloos over. Daarnaast vult Hunite de inrichting automatisch aan door automatisch omhoog te delegeren bij een geblokkeerde of uitdienstgetreden manager. Ook voorkomt Hunite automatisch dat managers eigen aanvragen kunnen autoriseren.

Door clusters te definiëren van organisatorische eenheden, kunnen de rollen voor deze clusters eenvoudig op medewerker niveau worden beheerd. Bijvoorbeeld een decentrale HR consultant voor cluster ‘X’. Hierdoor wordt gegarandeerd dat een aanvraag bij de juiste medewerker terechtkomt.

Rollen en clusters hoeven alleen op het hoogste niveau te worden gekoppeld waarna Hunite de aanvulling automatisch zal laten plaatsvinden over wie de betreffende persoon de verantwoordelijkheid heeft. Hunite wijst rollen automatisch toe en verrijkt deze voor efficiënte afhandeling. Geen aanvullend onderhoud is nodig.

Hunite verdeelt de werkdruk over meerdere collega’s binnen een service afdeling. Werken vanuit een specialisme wordt hierdoor mogelijk.

Self Service Delegatie

Binnen organisaties van grote omvang is een officiële hiërarchie gedefinieerd. Het is vaak al een hele klus om centraal formeel bij te houden wie waarvoor verantwoordelijk is. Voor elke organisatorische eenheid worden één of meer budgethouders of managers vastgesteld. Vervolgens worden formeel op dit niveau verantwoordelijkheden toebedeeld. Informeel is de afhandeling van acties behorende tot deze verantwoordelijkheden onderverdeeld. Teammanagers, adviseurs en assistenten nemen bepaalde verantwoordelijkheden waar. Deze verdeling is echter op centraal niveau niet bekend en onderhevig aan vele verschuivingen.

Resultaat is dat managers bijvoorbeeld post-it briefjes met gebruikersnaam en wachtwoord uitgeven aan anderen; een zeer groot beveiligingsrisico.

Met Self Service delegatie ondersteunt Hunite de informele hiërarchie. Binnen vooraf gedefinieerde kaders kunnen deelverantwoordelijkheden door gebruikers zelf worden gedelegeerd. Ook bijvoorbeeld voor een gedeelte van het team, door een rol voor een aantal van de medewerkers naar bijvoorbeeld een teamleider te delegeren. Indien vereist kan er tevens een tijdsbestek per delegatie worden gedefinieerd om bijvoorbeeld de procesgang tijdens vakantie te waarborgen.

Tool voor Service Center

De communicatie en orkestratie van dienstverlening binnen grote organisaties is een uitdaging. Hunite is een belangrijke succesfactor voor het inrichten en coördineren van (Shared) Service Centers. Door vrije rollen toe te passen kunnen taken heel specifiek worden verdeeld. Bijvoorbeeld rollen voor specifieke organisatieonderdelen garanderen dat een aanvraag bij de juiste Service Center medewerker terecht komt. Hunite verdeelt de werkdruk over meerdere collega’s binnen een service afdeling. Het systeem rapporteert wie welke processen binnen welke tijd heeft afgehandeld. Deze functionaliteiten zijn veelal volledig afwezig in traditionele systemen.

Basis voor outsourcing

Steeds meer organisaties willen samen service dienstverlening en gedeeltelijk werkzaamheden uitbesteden naar een gespecialiseerde organisatie.

Binnen Hunite is de stap naar Outsourcing van processen eenvoudig te nemen. Omzetten van de uitvoering van de processen 'in huis' naar derden kan via instellingen worden gerealiseerd. Zo kan elke organisatie besluiten hoe en wanneer van de centrale dienstverlening gebruik wordt gemaakt. Hunite rapporteert op kwantiteiten en Service Level Agreements (SLA) waardoor werkzaamheden gecontroleerd en transparant worden uitbesteed.
Ketenintegratie

Ketenintegratie

Ketenintegratie is niet alleen voordelig voor de werkgever, maar ook voor de leverancier. Doordat verschillende partijen binnen een keten zich kunnen aansluiten op eenzelfde HR portaal, wordt de benadering en uitwisseling van gegevens gemakkelijk toegankelijk indien dit gewenst is. Hoe gemakkelijk zou het zijn om bijvoorbeeld een pensioenoverzicht weer te kunnen geven binnen de eigen ingeregelde omgeving zonder dat daar ingewikkelde gegevensoverdracht voor nodig is.

Ook BPO leveranciers kunnen zo gemakkelijk op één portaal voor verschillende partijen de HR werkzaamheden uitvoeren, gebruikmakend van eigen- en aanvullende diensten uit de keten. Via het workside marketing principe kunnen verschillende partijen de gebruikers van het portaal informeren over relevante ontwikkelingen binnen hun dienstsegment (zoals de beschikbaarheid van een nieuw product of dienst).

Hunite Solutions

Hunite is een standaard oplossing op basis van de nieuwste technologieën in een Software as a Service (SaaS) model. Voor u betekent dit: Geen software installaties, geen nieuwe hardware en geen grote investering. U betaalt per medewerker per module per jaar. Dus uitsluitend voor wat daadwerkelijk gebruikt wordt.

De inrichting van Hunite is gebaseerd op jarenlange ervaring en meerdere bewezen oplossingen. Haar modulaire opbouw maakt een gefaseerde invoering mogelijk. Gestandardiseerde processen worden stap voor stap ingevoerd, terwijl u de regie houdt over HR processen en service afspraken. Voor elk proces bepaalt u zelf de prioriteit op basis van noodzaak, complexiteit, volume, risico en besparing.

Ontdek direct hoe u HR processen stroomlijnt met Hunite. Kies hieronder een solution en klik op 'lees meer'.

Hunite HR basis

Hunite BasisHunite HR basis verzorgt de informatievoorziening voor uw managers, medewerkers, HR professionals en overige rollen via dashboards en aanpasbare schermen met signaleringen, vanuit diverse informatiebronnen. De informatie is afgestemd op de behoefte en de rollen van de betreffende gebruiker, zoals een overzicht van openstaande acties en taken, een overzicht van ‘mijn medewerkers’ en stuurinformatie over de lopende processen en openstaande acties.

Hunite HR basis biedt u de volgende voordelen:

• Ondersteuning van de formele en informele hiërarchie dankzij delegatie mogelijkheden.
• Hunite is een multi company oplossing en vereist geen standaardisatie in de gekoppelde systemen.
• Informatie uit aanwezige systemen snel, eenvoudig en ‘op maat’ beschikbaar voor de geautoriseerde gebruiker.
• Gegevens van derden, zoals pensioen uitvoerders, verzekeraars of re-integratiebedrijven, geïntegreerd beschikbaar.
• Inzage in de eigen gegevens voor medewerkers, zoals persoonsgegevens of dienstverband gegevens.
• Een overzichtelijk (te individualiseren) dashboard met signaleringen, uit diverse bronnen.
• Alle overzichten en functionaliteiten afgestemd op de behoeften en rollen van de gebruiker.
• Werkplekonafhankelijk gebruik van Hunite; lokale installaties zijn niet nodig.
• Inzage in gegevens over medewerkers voor uw managers of professionals.
• Deze solution wordt standaard centraal gehost op de beveiligde Hunite omgeving, maar kan indien gewenst ook lokaal worden geïnstalleerd.

Digitaal Personeelsdossier binnen handbereik

Veel personeelsafdelingen komen om in het papier. Contracten, formulieren, verslagen, brieven en andere documenten zijn vaak in talloze dossierkasten opgeborgen. Dat kost niet alleen veel ruimte, er kleven ook nogal wat beperkingen aan fysieke dossiers. Beveiliging en decentrale toegankelijkheid zijn lastige vraagstukken als het om grote hoeveelheden papier gaat. Hunite biedt hiervoor de Solution ‘Digitaal personeelsdossier binnen handbereik’.

Bij grote en vooral samenwerkende organisaties waarbij P&O gerelateerde activiteiten door een HR Service Center worden afgehandeld, ondervindt men grote nadelen van het gebruik van fysieke medewerkerdossiers. Deze centrale opslag van dossiers vormt voor de decentrale P&O afdelingen eveneens een groot nadeel, aangezien zij veelal geen toegang hebben tot deze fysieke mappen. Onderdelen hiervan moeten opgevraagd, gescand of gekopieerd worden en vervolgens worden verstuurd via post, e-mail of fax. Veel organisaties besluiten dan ook om een Digitaal Personeelsdossier in te richten.

Door binnen Hunite gebruik te maken van de solution "Digitaal personeelsdossier" kunnen personeelsdossiers eenvoudig worden ingericht.

Enkele kenmerken van deze solution:

• De indeling is gemakkelijk aan te passen in documenttypen en subdocumenttypen zoals bijvoorbeeld contracten, salarisstroken, jaaroverzichten,
• brieven, beoordelingsverslagen, diploma’s, identiteitspapieren, notities en e-mail.
• Eigen documenten kunnen inzichtelijk gemaakt worden voor de medewerker (ESS).
• Documenten van medewerkers kunnen eenvoudig beschikbaar worden gesteld aan leidinggevende of andere (geautoriseerde) professionals.
• Mogelijkheden voor de medewerker of manager om via Hunite zelf documenten toe te voegen (ESS/ MSS).
• Door de track and trace functionaliteit wordt bijgehouden wie, wanneer, welke documenten heeft toegevoegd of verwijderd.
• Het zoeken van documenten op gebruikersnaam, NAW-gegevens, personeelsnummer, burgerservicenummer en documenttype.
• Automatische bewaking van bewaartermijnen
• Onderscheid in bewaartermijnen voor medewerkers indienst en uitdienst evenals op documenttype niveau.
• Autorisatie op documenttype niveau is mogelijk.
• Personeelsdossier is inzichtelijk voor centrale HR Service Center en decentrale P&O medewerkers.
• Deze solution wordt standaard centraal gehost op de beveiligde Hunite omgeving, maar kan indien gewenst ook lokaal worden geïnstalleerd.

Externe Scan Service

Uw organisatie weet dat het digitaliseren van de personeelsdossiers een enorme efficiencyslag oplevert. Toch heeft u de stap nog niet gemaakt. U beschikt niet over voldoende resources of ziet terecht diverse valkuilen. Laat u hierdoor niet langer tegenhouden, maar schakel Hunite in. Wij nemen de uitvoering en coördinatie van het gehele digitaliseringproces graag voor onze rekening. U bent verzekerd van een uitstekend resultaat en u kunt zich blijven richten op uw kerntaken.

Overzicht & kwaliteit

Organisaties die besluiten om bestaande papieren dossiers te digitaliseren stuiten op diverse onverwachte problemen. In dit omvangrijk proces is het lastig om het overzicht te bewaren; zeker wanneer het duizenden dossiers betreft. Juist dit overzicht is van enorm belang. U moet weten hoe lang dossiers niet beschikbaar zijn en waar ze zich bevinden. Alleen dan kan uw HR afdeling haar werk blijven doen en blijft de betrouwbaarheid van dossiers gewaarborgd.

Een ander belangrijk punt is de kwaliteit. Al tijdens de voorbereiding dient duidelijk te zijn hoe deze gedurende elke stap in het scanproces gewaarborgd wordt. Als het goed is, worden de papieren dossiers slechts één maal gedigitaliseerd. Na deze digitaliseringslag moet u zeker weten dat er geen fouten zijn opgetreden of dat u op een bepaald punt bent vergeten de juiste controle uit te voeren. U wilt ervan uit kunnen gaan dat de dossiers volledig en actueel zijn en dat de inhoud voldoet aan de geldende regelgeving.

De oplossing

Door gebruik te maken van ‘Externe Scan Service’ als aanvulling op Digitaal Personeelsdossier weet u zeker dat uw papieren dossiers kwalitatief hoogwaardig worden gedigitaliseerd. In één keer goed, zonder stress, zonder onduidelijkheden.

Efficiënte Frontoffice en procesmanagement

Veel organisaties zijn overgegaan op een centrale verwerking van service aanvragen; bijvoorbeeld door een Service Center. De klanten, managers en medewerkers, die door de frontoffice worden ondersteund, willen snel en vakkundig worden geholpen. De verschillende processen verlopen echter vaak onoverzichtelijk. Het is niet duidelijk wie wat wanneer doet, moet doen of heeft gedaan. Hunite biedt hiervoor de oplossing met de Solution ‘Efficiënte frontoffice en procesmanagement’.

Enkele voordelen en eigenschappen van deze solution:

• Meldingen vanuit verschillende proceskanalen, zoals ESS/MSS processen, gescande documenten of e-mail starten automatisch een proces voor afhandeling door de juiste medewerker.
• Meldingen worden snel afgehandeld, omdat alle benodigde gegevens direct beschikbaar zijn. Zoals de gegevens uit het personeelsinformatiesysteem, het personeelsdossier en gegevens over andere lopende HR processen.
• Een dashboard geeft inzicht in de lopende processen en service level resultaten.
• Vragen die niet direct kunnen worden opgelost komen eenvoudig terecht in de werkstroom van een expert (2e of 3e lijns).
• Indeling van specialisten in teams en het beheer hiervan door vrije rol toekenning, automatisch of handmatig. Daarbinnen is het toewijzen van een specifieke behandelaar eenvoudig.
• Behandelaars kunnen vanaf iedere PC met internetaansluiting hun taken uitvoeren. Dus werken vanuit een andere locatie of vanuit huis behoort tot de mogelijkheden.
• De afhandeling van de meldingen is transparant: betrokkenen kunnen direct de status van een melding raadplegen.
• Automatische interne facturering en/of doorbelasting is eenvoudig te realiseren.
• Er kan gekoppeld worden aan een kennisbank met een FAQ/ Knowledge Base, wat zorgt voor verdere verlaging van de doorlooptijden.
• Deze solution wordt standaard centraal gehost op de beveiligde Hunite hosting omgeving, maar kan indien gewenst ook lokaal worden geïnstalleerd.

Effectief verzuimmanagement met 'Grip op verzuim'

Het voorkomen, begeleiden en volgen van verzuim vraagt steeds meer betrokkenheid van managers en specialisten. Dit komt met name door wetgeving en eigen verzuim- en controlevoorschriften. Een manager verantwoordelijk maken voor verzuimmanagement is gemakkelijk. Maar hoe krijgen uw managers en anderen de juiste middelen om dit efficiënt en conform alle regels uit te voeren? Ondersteun uw medewerkers effectief met de Hunite solutions 'Verzuimregistratie' en 'Verzuimprotocol & Casemanagement'.

Enkele voordelen en eigenschappen van de solutions die effectief verzuimmanagement mogelijk maken:

• Eenvoudig registratie van verzuimmeldingen aan de bron.
• Snel een wijziging of hersteld melding invoeren voor een medewerker.
• Actueel verzuimoverzicht van alle verzuimende medewerkers met direct te starten acties zoals inzien dossier, (gedeeltelijk) hersteld melden en voortgangsindicaties.
• Een overzicht van de verzuim historie op medewerker niveau
• Automatische opbouw en bewaking van verzuimcases
• Tijdige signaleringen t.a.v. acties t.b.v. de Wet Verbetering Poortwachter en acties uit het eigen verzuimprotocol
• ‘Slimme’ invul formulieren eenvoudig aanpasbaar aan het eigen verzuimbeleid.
• Extra beveiligde toegang met een response card voor door rollen die medische documenten mogen inzien met een responsecard.
• Sjablonen aanpasbaar voor procesverloop en signaleringen van de Wet Verbetering Poortwachter en het eigen verzuimprotocol.
• Leveren van managementinformatie.
• Deze solution kan ook gekoppeld worden aan bestaande verzuimsystemen.
• Deze solution wordt standaard centraal gehost op de beveiligde Hunite omgeving, maar kan indien gewenst ook lokaal worden geïnstalleerd.

Dienstverband mutaties bij de bron

dienstverband mutatiesHoe heeft uw organisatie het proces voor het doorvoeren van dienstverbandwijzigingen vormgegeven? Vinden leidinggevenden dat ze zich door uitgebreide en complexe formulieren moeten worstelen, voordat een medewerker van P&O- en/ of salarisadministratie deze controleert, aanvult en opnieuw invoert in het personeelsinformatiesysteem?

De solution “Dienstverbandmutaties” stelt de leidinggevende in de gelegenheid op een eenvoudige wijze zelf dienstverbandwijzigingen digitaal in te voeren, die na de noodzakelijke autorisaties en aanvullingen automatisch worden doorgevoerd in uw personeelsinformatiesysteem.Binnen een overzichtelijk proces worden combinaties van wijzigingen zoals functiewijziging, afdelingswijziging, deeltijdwijziging, salariswijziging, een arbeidsrelatie verlenging en/ of wijziging in toelage en gratificaties, doorgevoerd en met een brief gecommuniceerd aan de medewerker.
Solution Dienstverband mutaties

De solution biedt u de volgende functionaliteiten:

• Duidelijke invoerschermen met voor uw organisatie specifieke teksten, controles en instructies.
• Direct inzicht in actuele persoons- en dienstverbandgegevens en de mogelijkheid om toekomstige wijzigingen op te voeren.
• Diverse eenvoudige HR processen om dienstverbandgegevens te wijzigen: functiewijziging, afdelingswijziging, deeltijdwijziging, salariswijziging, een arbeidsrelatie verlenging, of een wijziging in toelage en gratificaties.
• De mogelijkheid voor leidinggevende, P&O adviseurs, medewerker en P&O administratie om de wijzigingen te controleren, aan te vullen en te accorderen.
• Volledige ‘Track & Trace’: altijd inzichtelijk wie, wat- wanneer heeft gedaan.
• Een automatische koppeling met de solution Digitaal Personeelsdossier is mogelijk.
• Beveiligde toegang op basis van vrije rollen en de hiërarchie, afkomstig uit de aanwezige bronsystemen (PI). Deze hiërarchie wordt automatisch gesynchroniseerd, waarbij de bronsystemen leidend blijven, dus geen dubbele invoer!
• De solution wordt standaard centraal gehost op de beveiligde Hunite omgeving, maar kan indien gewenst ook lokaal worden geïnstalleerd.

Medewerkers eigen gegevens laten beheren

medewerkers beherenHet beheren van persoonsgegevens is voor veel HR afdelingen een belastende taak. De juistheid van deze gegevens is van essentieel belang aangezien deze de basis vormen voor diverse HR processen en activiteiten. Bovendien willen medewerkers en managers toegang hebben tot deze gegevens, bijvoorbeeld voor controle, tijdens een beoordelingsgesprek of bij ziekte. Binnen de Hunite solution “Persoonsgegevens” worden deze gegevens eenvoudig inzichtelijk gemaakt en bij medewerkers en hun manager in beheer gegeven. Door te starten met deze solution biedt u dus direct mogelijkheden tot ESS (Employee Self Service) en MSS (Manager Self Service).
Solution persoonsgegevens

De solution Persoonsgegevens biedt u de volgende functionaliteiten:

• Direct inzicht in actuele gegevens en de mogelijkheid om toekomstige wijzigingen op te voeren.
• Toegang tot de eigen persoonsgegevens. (ESS)
• De manager heeft alleen toegang tot de persoonsgegevens van zijn medewerkers.
• Diverse eenvoudige HR processen om gegevens te wijzigen, aan te vullen en te autoriseren.
• Duidelijke invoerschermen met voor uw organisatie specifieke teksten, controles en instructies.
• Volledige ‘Track & Trace’: altijd inzichtelijk wie, wat- wanneer heeft gedaan.
• Beveiligde toegang op basis van vrije rollen en de hiërarchie, afkomstig uit de aanwezige bronsystemen (PI). Deze hiërarchie wordt automatisch gesynchroniseerd, waarbij de bronsystemen leidend blijven, dus geen dubbele invoer!
• Rol afscherming waardoor een gebruiker alleen ziet wat de gebruiker mag zien.
• Deze solution wordt standaard centraal gehost op de beveiligde Hunite omgeving, maar kan indien gewenst ook lokaal worden geïnstalleerd.

Meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden

keuze arbeidsvoorwaardenAdequate communicatie is één van de kritische succesfactoren voor een succesvolle implementatie van een systeem van arbeidsvoorwaarden. In de praktijk is gebleken dat niet alleen de keuzevrijheid zelf, maar ook intensieve communicatie de waardering van medewerkers voor het totale arbeidsvoorwaardenpakket verhoogt en het gebruik van de à-la-carte regeling stimuleert.

Enkele kenmerken van deze solution:

• Goede communicatiemogelijkheden met medewerkers over het uitruilen van arbeidsvoorwaarden.
• Automatische simulatie van de gevolgen van keuzes op het salaris.
• Geen codes meer handmatig invoeren.
• De controle slag wordt efficiënter.
• Brieven en formulieren kunnen eenvoudig worden gegenereerd.
• Omslag van een administratieve naar een servicegerichte P&O.
• Aanzienlijke kwaliteitsverbetering, minder fouten door bewaking van regels.
• Deze solution wordt standaard centraal gehost op de beveiligde Hunite omgeving, maar kan indien gewenst ook lokaal worden geïnstalleerd.

Hunite as a Service

software as a service saas Hosten, beveiligen, updaten en onderhouden van specifieke software applicaties op diverse locaties is kennisintensief, arbeidsintensief en duur. Steeds meer organisaties kiezen er daarom voor om dit uit te besteden. Hunite wordt geleverd volgens het SaaS-concept, ook wel ASP of hosted software genoemd. Met deze online dienst wordt de installatie, hosting, beveiliging en het onderhoud van Hunite uit handen genomen.

SaaS staat voor ‘Software as a Service’ en is inmiddels een breed toegepaste vorm van het aanbieden van applicaties als een online dienst. De software applicatie en de bijbehorende databases met gegevens staan op externe servers in een gespecialiseerd datacenter. Via het internet hebben gebruikers toegang tot de applicatie.

"Hunite as a Service" kent een groot aantal voordelen:

• Wereldwijd beveiligd toegankelijk via internet.
• Volledig webbased, bereikbaar via browsers.
• Werkplekonafhankelijk, geen lokale installaties nodig.
• Compromisloze beveiliging.
• Geen installatie van hardware of software benodigd voor het hosten van Hunite.
• Minimaal benodigde implementatie voor de koppelingen met bestaande systemen.
• Geen omkijken naar beheer en onderhoud.
• Altijd up-to-date software.
• Abonnementstructuur.
• Geen investering in licentie.
• Geen investering in infrastructuur.
• Minimale inspanningen van eigen ICT noodzakelijk.
• Snel beschikbaar.
• Deze solution wordt standaard centraal gehost op de beveiligde Hunite hosting omgeving, maar kan indien gewenst ook lokaal worden geïnstalleerd.

Eenvoudig verlof registreren

verlof registrerenBij veel organisaties is het aanvragen, autoriseren en verwerken van verlofaanvragen een omslachtig proces. Medewerkers en managers beschikken niet over de juiste informatie - zoals de bezettingsgraad tijdens de verlofperiode en het actuele verlofsaldo - of moeten deze informatie uit systemen halen die niet aan het proces gekoppeld zijn. Daarnaast is er weinig inzicht in het procesverloop en zijn de opties voor uitzonderingen onvoldoende uitgewerkt. Wat doet u bijvoorbeeld als de manager die het verlof moet autoriseren zelf met verlof of ziek is?

Door implementatie van de solution 'Eenvoudig verlof aanvragen' stroomlijnt u het proces van verlofregistratie van aanvraag tot verwerking. Efficiënt ingerichte werkstromen zorgen ervoor dat zowel medewerkers als managers te allen tijde beschikken over voor hen relevante informatie en inzicht hebben in het procesverloop. Hierdoor verminderen administratieve handelingen aanzienlijk.

Enkele voordelen en eigenschappen van deze solution:

• Ondersteuning van verschillende procedures voor de afhandeling van aanvragen, eventueel functie afhankelijk.
• Toegang tot de eigen verlofkaart.
• Toegang tot de verlofkaart van mijn medewerkers.
• Autorisatie van verlof op basis van aanwezige organisatie structuur en gesynchroniseerde hiërarchie.
• Ondersteuning voor afhandeling met informele hiërarchie. Middels delegatie kan de autorisatie verlof per rol of per medewerker aan de juiste
• verantwoordelijke worden toegewezen of overgedragen.
• Ondersteuning voor ‘tijdelijke’ rol delegatie tijdens afwezigheid.
• Volledige ‘Track & Trace’: altijd inzichtelijk wie, wat, wanneer heeft gedaan en wat de huidige status van een aanvraag is.
• Mogelijkheid de identiteit van de persoon die autorisatie heeft uitgevoerd niet voor iedereen beschikbaar te stellen.
• Direct inzicht in huidige stand van zaken bij afhandeling van aanvraag: verlofrecht en bezettingsoverzicht beschikbaar binnen het proces.
• Rolafhankelijke initiatie van het proces.
• Beveiligde toegang op basis van vrije rollen en de hiërarchie, afkomstig uit de aanwezige bronsystemen (PI). Deze hiërarchie wordt automatisch
• gesynchroniseerd, waarbij de bronsystemen leidend blijven (geen dubbele invoer!).
• Automatische synchronisatie uit bestaande systemen van gebruikers, dienstverbanden, groepen/kostenplaatsen, organisaties en rollen.
• Rolafscherming waardoor een gebruiker alleen ziet wat de gebruiker mag zien.
• Gegevens worden beveiligd opgeslagen in de Hunite database.
• Module wordt standaard centraal gehost op de beveiligde Hunite omgeving maar kan indien gewenst ook lokaal worden geïnstalleerd.

Declaraties

digitale declareren

Het declareren van onkosten middels papieren formulieren is een omslachtig proces. Voor elk type declaratie moeten uw medewerkers een ander formulier invullen. Deze formulieren worden vervolgens handmatig gecontroleerd en ingevoerd. Naast de enorme werkdruk die dit oplevert, kan het voorkomen dat de regels door controlerende medewerkers anders geïnterpreteerd worden. Ook hebben medewerkers vaak geen zicht op wanneer zij de betaling kunnen verwachten. Afhandeling wordt verder bemoeilijkt wanneer u kiest voor centrale afhandeling voor aanvragen vanuit uw decentrale organisatieonderdelen.

Door binnen Hunite gebruik te maken van de solution “Declaraties” schept u direct duidelijkheid en slaat u een enorme efficiencyslag. Bij binnengekomen declaraties wordt automatisch getoetst of zij aan de gestelde eisen voldoen. Overige betrokkenen – zoals de manager of P&O-medewerker die de controles uitvoert – ontvangen geautomatiseerde signalen wanneer er van hun actie verwacht wordt. Op deze manier wordt de afhandeling van het declaratieproces inzichtelijk gestroomlijnd. Ook het aanbrengen van efficiency in de bewijsstukken behorende tot de declaratie maakt onderdeel uit van onze solution. Bonnetjes scannen is daarbij niet altijd de beste optie… We vertellen u graag meer over onze bewezen oplossing.

Enkele voordelen van deze solution:

• Gemakkelijk declaraties indienen door de medewerker zelf (Self-service).
• Diverse eenvoudige HR processen om declaraties in te dienen, te autoriseren en te toetsen.
• Autorisatiestappen aan te passen afhankelijk van het gedeclareerde bedrag en/of rol.
• Duidelijke invoerschermen met voor uw organisatie specifieke teksten, controles en instructies.
• De papieren werkstroom voor het indienen van originele bonnen en facturen is volledig geïntegreerd in de digitale werkstroom.
• Direct inzicht in de declaraties die de medewerker in het verleden heeft ingediend.
• Volledige ‘Track & Trace’: altijd inzichtelijk wie, wat- wanneer heeft gedaan.
• Beveiligde toegang op basis van vrije rollen en de hiërarchie, afkomstig uit de aanwezige bronsystemen (PI). Deze hiërarchie wordt automatisch
• gesynchroniseerd, waarbij de bronsystemen leidend blijven, dus geen dubbele invoer!
• Rolafscherming waardoor een gebruiker alleen ziet wat hij/ zij mag zien.
• Deze solution wordt standaard centraal gehost op de beveiligde Hunite omgeving, maar kan indien gewenst ook lokaal worden geïnstalleerd.

In- & uitdienst

Zodra de contractsonderhandelingen met de geschikte kandidaat zijn afgerond, begint het echte werk pas echt. De neuwe medewerkers heeft een personeelsnummer, een werkplek en inlogcodes voor diverse systemen nodig. En afhankelijk van de functie, eventueel een leaseauto, een telefoon, enzovoort. Als de noodzakkelijk interne en externe communicatie hierover via papieren processen verloopt, is de kans erg groot dat er iets vergeten wordt of fout gaat.

Voor het correct verwerken van een uitdiensttreding gelden eigenlijk dezelfde criteria. Zo moet er duidelijk digitaal registreerd staan welke zaken geretourneerd moeten worden. De nodige verrekeningen moeten plaatsvinden en binnen een efficiënte workflow moeten de juiste zaken geregistreerd worden.

Door binnen Hunite gebruik te maken van de solution “In- & uitdienst” wordt de doorlooptijd van het in- en uitdiensttredingsproces aanzienlijk verkort.

Enkele voordelen van deze solution:

• Op inzichtelijke wijze indiensttreding invoeren; aan de bron.
• Eenvoudige HR-processen waarin verantwoordelijkheden zijn toebedeeld aan functionarissen.
• Functionarissen ontvangen automatische signalering van openstaande activiteiten op hun 'te doen lijst'.
• Ingevoerde personeels- en dienstverbandgegevens voorafgaand aan verwerking in het PI-systeem controleren en van een advies voorzien.
• Automatische signalering dat verwerking in het bronsysteem heeft plaatsgevonden en er vervolgacties uitgevoerd moeten worden.
• Integratie met het Digitaal Personeelsdossier waarin automatisch de resultaten van de indiensttreding worden opgenomen.
• Volledige Track & Trace via 'Te Volgen'. Inzichtelijk wanneer iets gedaan is, wat dit precies inhield en welke medewerkers betrokken waren.
• Mogelijkheid om nevendienstverbanden toe te voegen.
• Beveiligde toegang tot actuele persoons- en dienstverbandgegevens van 'Mijn medewerkers'.